Créer et organiser un événement professionnel n’est pas chose aisée. Pour certains, cela peut même s’apparenter au parcours du combattant !
Avant d’entrer dans le vif du sujet, je ne saurai que vous recommander de relayer la date et le contenu de votre événement sur les réseaux sociaux. Non pas qu’il faille utiliser ces plateformes à toutes les sauces, mais ils seront tout de même un excellent vecteur de communication pour augmenter la visibilité de votre événement. Un moyen efficace de conjuguer le réel au virtuel !
Aussi, après l’avoir défini, gardez toujours à l’esprit l’objectif de votre événement ainsi que votre public cible (votre persona). Pourquoi ? Je vous en dis plus tout de suite…
Comment organiser un événement professionnel ?
La veille concurrentielle dans un secteur d’activité, et notamment dans l’univers du vin, est essentielle pour le succès de toute entreprise et en particulier des petites entreprises. Nouer des relations durables avec vos clients est essentiel. Il vous faudra certainement investir de votre temps pour créer des interactions de confiance avec ceux-ci et développer votre réseau professionnel pour vous positionner en tant qu’expert dans votre domaine.
Ce n’est pas tout. Organiser un événement professionnel pour vos clients, collaborateurs et partenaires vous permet d’améliorer votre notoriété et votre image de marque. C’est en cela que vous serez unique dans l’esprit de vos clients et prospects. Et bien sûr, pas de droit à l’erreur puisqu’un échec pourra donner l’effet inverse et ainsi nuire à votre réputation.
Pour ne rien laisser au hasard, je vous propose de découvrir ci-dessous les six étapes à suivre pour organiser votre événement professionnel.
1. Définissez les objectifs de votre événement
Organiser un événement professionnel, si l’on suit quelques étapes pas à pas, n’est pas insurmontable. La première étape, primordiale, est de répertorier un ou plusieurs objectifs qui définiront son format. Avant de foncer tête baissée dans les préparatifs, prenez le temps de vous poser sur les objectifs à atteindre afin de définir le cadre de l’événement.
La principale question à se poser selon moi : quel public souhaitez-vous viser ? En d’autres termes, à qui s’adresse votre événement ? Cela donnera le ton afin de mettre tout en œuvre pour satisfaire ce public-là, et non un autre.
Ensuite, quel est le but principal de votre événement ? L’enjeu est-il d’accroître votre visibilité ? Développer vos ventes ? Attirer de nouveaux prospects ?
Enfin, quels sont les messages que vous voulez transmettre à vos invités ?
Une séance de brainstorming qui répond à ces questions vous permettra d’avoir une idée plus claire des tenants et aboutissants de votre événement.
2. Comment organiser un événement professionnel: le choix du lieu et de la date
Le choix du lieu et de la date est essentiel pour la réussite d’un événement. Évitez, en fonction des invités, les vacances scolaires, les jours fériés et autres congés officiels. Rappelez-vous que tous les participants doivent se sentir à l’aise tout au long du jour J. Veillez à prévenir vos hôtes assez à l’avance avec un ou deux rappels afin qu’ils gardent en tête ces informations.
Le choix du lieu impose parfois de prendre en compte la location ainsi que les assurances dont vous avez besoin. Ne zappez pas cette étape !
3. Définissez votre budget en fonction du contenu et du thème de la manifestation
Lorsque vous organisez votre événement professionnel, l’établissement du budget est un élément crucial lors des préparatifs. Prendre en considération toutes les dépenses qui seront allouées au déroulement de la manifestation, point par point, est important et conditionnera son succès. Voici quelques recommandations :
- Le lieu: nous en avons parlé plus haut
- La restauration : pour un accord mets-vin par exemple, les millésimes dégustés mais aussi les boissons sans alcool
- Les animations : personnalisables à votre guise, du passionné et professionnel du chocolat à un orchestre pour la musique. Assurez-vous seulement de disposer d’une marge de manœuvre suffisante pour couvrir les frais de déplacement et/ou de logement, ainsi que pour toute indemnisation éventuelle.
- La restauration : pour un accord mets-vin par exemple, les millésimes dégustés mais aussi les boissons sans alcool
- La décoration, l’ambiance : cela a l’air d’un détail mais il n’en est rien. Est-ce que le style de votre événement appelle plutôt une atmosphère chaleureuse et détendue? Ou au contraire une ambiance plus solennelle ? La qualité de votre accueil fera sans aucun doute la différence. Le côté esthétique prend une part importante également. Organiser votre événement pro en vous mettant à la place de vos invités. Un bouquet de fleurs, un présentoir pour vos plaquettes, la disposition des verres de dégustation…il faut penser à tout !
- La logistique : cet aspect est souvent négligé, mais il est indispensable de prendre en compte les coûts de transport et d’hébergement non seulement de votre équipe, de vos partenaires mais aussi de vos hôtes.
- Le marketing et la publicité : c’est le meilleur moyen de promouvoir votre événement, que vous utilisiez le réseau social Facebook en créant un événement, WhatsApp Business pour échanger avec vos clients ou en envoyant des invitations personnalisées à votre base de données.
- Les imprévus : même l’organisateur le mieux qualifié n’est pas à l’abri d’un imprévu: une météo peu clémente, un partenaire absent…Si vous en tenez compte dans votre budget, vous ne serez pas pris au dépourvu. Le maître mot : AN-TI-CI-PEZ !
4. Déléguez certaines tâches à votre équipe et/ou à un partenaire externe
La réussite de tout événement nécessite un effort d’équipe concerté pour en gérer tous les aspects. Envisagez donc de désigner un responsable ou, pourquoi pas, un chef de projet événement externe qui supervisera les différentes tâches :
- la gestion des lieux
- les partenaires
- les animations
- la promotion sur les réseaux sociaux et autres canaux de communication.
L’attribution de rôles individuels à votre équipe favorise la responsabilisation. L’image que renverra votre événement sera collective, impliquera chaque personne et son succès en découlera. Pensez aussi à déléguer ! Établissez une communication optimale au sein de votre équipe. Une communication fluide constitue sans aucun doute l’un des secrets de la réussite de votre événement.
5. Concentrez-vous sur l’aspect marketing
Organiser un événement professionnel sans se soucier de cette étape serait une erreur. Je vous conseille de consacrer une grande partie de votre temps au marketing (et notamment au marketing sensoriel) et à la publicité. Et ce, avant, pendant et après l’événement.
N’hésitez pas à encourager votre équipe à jouer aux influenceurs. Intégrez les nouveaux médias dans la promotion de votre événement afin de relancer régulièrement les invités. Si vous prévoyez d’attirer l’attention de jeunes publics, donnez un coup de pouce à votre page Facebook ou Instagram pour relayer régulièrement l’information : optez pour une image attractive et un titre séduisant ! En effet, le fait d’avoir des personnes “intéressées” ou qui indiquent “Je participe” permettent la viralité de votre événement. C’est l’effet que l’on recherche sur les réseaux sociaux.
À lire aussi : les outils pour programmer une publication Instagram et gagner du temps !
Pensez aussi à diffuser cet événement en créant gratuitement un Google Posts sur votre fiche Google My Business.
Sachez que les événements promus de façon cohérente se démarquent toujours du reste. La création du « buzz » en amont des préparatifs gardera vos invités toujours enthousiastes avant même d’y assister. Cela vous permet de toucher les personnes qui ne font pas encore partie de votre base de clients.
Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à réserver un entretien découverte, c’est par ici !
6. Comment organiser un événement professionnel : n’oubliez pas le suivi !
Nous arrivons maintenant à la dernière étape, et non des moindres : le suivi. L’événement ne prend pas fin lorsque les portes se ferment au départ du dernier invité !
Gardez un lien avec les personnes qui ont assisté à la manifestation. Si ce sont des clients, prenez la peine de les contacter par téléphone pour avoir leurs ressentis.
Sur les réseaux sociaux, pourquoi ne pas reparler de la soirée en invitant vos hôtes à commenter une publication ? Puis répondez aux commentaires !
Tout événement crée avec les participants un univers qui facilite les échanges et générera un climat de confiance. L’émotion éprouvée à ce moment-là peut vous ouvrir les portes de nouvelles opportunités et attirer une nouvelle clientèle.
Une dégustation de millésimes réservée aux professionnels de la filière, vos portes ouvertes, une soirée accords mets-vins…autant de rendez-vous importants qui pourront attirer encore davantage des amateurs de vins, gastronomes et épicuriens !
Un dernier conseil ?
Si le format de l’événement le permet, pensez à faire participer les entreprises locales. Organisez votre événement professionnel en donnant de la visibilité à des partenaires locaux sera également bénéfique pour développer votre image de marque. De votre participation à la promotion de votre région pourra découler la proposition d’activités œnotouristiques.
Voici quelques conseils sélectionnés qui participeront à la réussite de votre événement puisqu’il sera ciblé et préparé avec esprit calme et réflexion !
À quand votre prochain événement ? 😊
Créez votre événement et rendez-le mémorable !
